Czy przesyłanie faktury w formie PDF jest bezpieczne?
Tworzenie faktur przy pomocy specjalnego programu
Faktury elektroniczne są jak najbardziej zgodne z prawem, a co więcej – są coraz popularniejsze i powoli wypierają klasyczne faktury papierowe. Prosty program do faktur znacząco ułatwia pracę przedsiębiorców. Jednym z programów, który umożliwia wystawianie faktur online jest Melpe. Wystawienie faktury oraz innych dokumentów poświadczających sprzedaż odbywa się poprzez program dostępny w przeglądarce internetowej.
Korzystanie z programu do tworzenia faktur ma wiele zalet. Podstawową z nich jest oszczędność czasu, a także pieniędzy. Ilość danych na fakturze początkowo potrafi przerazić. Z odpowiednio stworzonym systemem cały proces jest wyjątkowo łatwy i szybki. Oszczędność na kosztach dotyczy kosztów papieru, kopert i wysyłki listu. Z wyeliminowaniem tych elementów wiąże się też działanie na korzyść środowiska. Mniejsza ilość wydrukowanych dokumentów to coś istotnego dla współczesnej ekologii.
Dodatkowo korzystanie z programu znacząco przyspiesza samo doręczenie dokumentu. Po wypełnieniu faktury wystarczy tylko kliknąć jeden przycisk, a trafi ona do adresata. Nie trzeba się martwić o to, w jakim terminie dotrze i czy w ogóle zostanie dostarczona. Dzięki programowi nie trzeba też obawiać się o zgubienie faktury. Według prawa konieczne jest przechowywanie tego dokumentu przez 5 lat. Mając dużo faktur w formie papierowej, można mieć problem z zadbaniem o to, aby wszystkie znajdowały się w jednym miejscu. Gdy zajdzie potrzeba sprawdzenia czegoś w jednej z faktur, może pojawić się problem zlokalizowania tego jednego dokumentu. Przy fakturach elektronicznych – wszystko znajduje się w pamięci komputera.
Czy warto generować i przesyłać klientom faktury w formie plików PDF?
Niektórzy klienci życzą sobie, aby fakturę przesłać mailowo w postaci pliku PDF. Można to osiągnąć poprzez specjalną funkcję programu. Zazwyczaj to dodatkowa opcja: oprócz standardowego linku do faktury, kontrahent otrzymuje maila z załącznikiem, czyli fakturę jako PDF.
Faktura elektroniczna w formacie PDF musi zawierać wszystkie elementy, które zawiera klasyczna faktura. Wykorzystując program do wystawiania faktur, jest to proste, ponieważ system podpowiada, jakie informacje muszą się na niej znaleźć. Czasem nawet program samodzielnie wypełnia pola, jeśli dane klienta były już wcześniej wykorzystywane.
Zdarzają się sytuacje, w których faktura w formie PDF się nie sprawdza, bo np. trudniej kopiować z niej dane oraz tego rodzaju pliku nie można dodać do każdego zautomatyzowanego systemu informatycznego.
Wysyłanie faktury mailowo czy z poziomu aplikacji – co lepsze?
Doręczanie faktury elektronicznej może odbywać się na dwa sposoby – bezpośrednio poprzez program lub przez e-mail. Faktura wysłana do klienta bezpośrednio z programu jest dość wygodnym rozwiązaniem, ponieważ przedsiębiorca ma szansę kontrolować, czy klient odebrał dokument. Oba sposoby są wykorzystywane, każdy może wybrać ten, który mu bardziej odpowiada. Czasem zależy to od indywidualnych preferencji, czasem od ustalenia tego z klientem.
Warto zastanowić się nad kwestią bezpieczeństwa podczas korzystania z programu do wystawiania faktur elektronicznych, a także podczas przesyłania danych mailowo. Udostępnianie faktury przy pomocy programu wydaje się mimo wszystko bezpieczniejszym wyborem. Wszystkie dane i tak już tam widnieją i powinny być chronione w odpowiedni sposób. Samodzielne wysyłanie pliku PDF może skończyć się pomyłką lub niedoręczeniem pliku – zdarza się to bardzo rzadko, ale istnieje ryzyko.
Sprawdzony program do fakturowania powinien być zgodny ze wszystkimi przepisami RODO. Musi on też spełniać wymagania dotyczące autentyczności pochodzenia, a także integralności treści. Najważniejszą rzeczą jest to, aby system był zabezpieczony przed niedozwolonym dostępem. Firma odpowiedzialna za program podpisuje z przedsiębiorcami umowę, w której mowa o przetwarzaniu danych osobowych i zajęciu się polityką bezpieczeństwa i archiwizacji danych. Program do wystawiania faktur jest o tyle bezpieczny, o ile pozwala na prześledzenie zmian dotyczących danych.
Przesyłanie faktur w formacie PDF jest więc bezpieczne – należy być tylko pewnym źródła. Korzystanie z polecanego i prostego programu do faktur, w którym pojawia się możliwość wysłania dokumentu jako załącznik w formie mailowej, jest najrozsądniejszym wyborem.
Komentarze: